Los registros son un tipo especial de documentos, por lo que conviene estudiarlos aparte. La norma define registro como un “documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas”.

No debe confundirse el término formato con el de registro. Un formato es simplemente el lugar físico en el que se anotan los datos o registros. Un formato en blanco no es un registro hasta que se anotan datos en él.

Los registros pueden utilizarse por ejemplo, para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión, como ocurre con el resto de documentos del sistema, pues una vez cumplimentados no varían. (Otra cosa distinta sería la revisión del formato en el que se recogen los registros, que si podría variar con el tiempo).

En este procedimiento documentado ha de reflejarse qué hace la organización para asegurar la identificación de cada registro, el modo de archivarlos y de protegerlos, cuanto tiempo han de mantenerse, etc.

En el caso de la empresa a estudio, se ha optado por recoger en este procedimiento documentado los aspectos más generales que se deben cumplir respecto a los registros del sistema, y se han dejado los detalles para los procedimientos correspondientes.

Así, los responsables de cumplimentar cada registro, los tiempos de retención, los formatos a seguir, etc., se especifican en el procedimiento del que deriva cada registro. Este modo parece más cómodo para el personal que deba seguir cierto proceso, pues en un solo procedimiento documentado tendrá toda la información que necesite.

Desde los enlaces de aquí debajo puedes ver y descargar el procedimiento de control de registros de la empresa objeto y la ficha del proceso correspondiente.

• Descargar el «Procedimiento de Control de Registros«
• Ver la «Ficha del Proceso Control de Registros«