Al menos al principio, suele aparecer cierta confusión entre los conceptos Proceso, Procedimiento y Procedimiento Documentado, por lo que a continuación se intentará aclarar la diferencia entre ellos.

En un articulo aparecido en Qualitas Hodie Julio 1999, pagina 62 se puede leer el siguiente comentario:

«Un PROCESO es un «qué se hace». No tiene existencia real o tangible, pero es un concepto imprescindible para organizar lo que hacemos, medirlo y mejorarlo. Sus características son:

• Misión claramente definible: Qué – Para qué – Para quién.
• Fronteras claras, con entradas y salidas concretas
• Secuencias de etapas claramente integrables en subprocesos
• Medidas identificables: Cantidad, Calidad, Coste.
• Se pueden representar con la metodología IDEF.

Un PROCEDIMIENTO es un » cómo se hace». Son las instrucciones operativas o protocolos de actuación. Tienen existencia real y son susceptibles de mejora. Su representación gráfica se realiza mediante los diagramas de flujo».

Los procedimientos documentados no son más que la representación escrita (o dibujada en un mural, grabada en el suelo, plasmada en un archivo informático… ) de un procedimiento.

En definitiva, un determinado proceso puede ejecutarse de varios modos o bajo varios procedimientos. Si uno de estos modos o procedimientos se documenta, se obtiene el procedimiento documentado.