Se deben guardar las copias y originales de forma que se evite su perdida o deterioro. En cuanto a “fácilmente identificables” se añaden a continuación algunas consideraciones.

Lo más usual en la gran mayoría de las organizaciones es establecer una codificación para cada documento. Así, se pueden encontrar procedimientos con códigos como EMP-PGC-004-43-02/01 y cosas por el estilo.

Cada organización inventa su propio modo de codificar sus documentos. Por ejemplo, a los procedimientos se les suele poner como primeras letras del código las siglas de la empresa, más las letras PGC (procedimiento de gestión de calidad) seguido de, por ejemplo MANT (mantenimiento), terminado por un número correlativo que indica el número de versión, etc.

En la empresa objeto, se ha preferido simplificar y hacer estas identificaciones más sencillas y claras a primera vista. Así, el procedimiento de gestión de documentos se identifica por MDP-DOCS. (MDP significa Manual de Procedimientos), el manual de calidad se designa por “MdC”, etc.

La norma no indica como identificar los documentos, de modo que cada empresa debe escoger el modo que le resulte más sencillo. En empresas grandes con gran número de documentos, quizás sea preferible una codificación como la mostrada al comienzo, pero si el número de documentos no es demasiado, quizás se prefiera un modo más sencillo e intuitivo. Incluso, si el documento es claramente identificable con un título en la portada, esto ya cumple con los requisitos de la norma. La codificación es totalmente opcional.