Los documentos deben estar a disposición de las personas responsables de su uso. A la vez, como ya se ha comentado, es necesario asegurar que poseen documentos actuales, es decir, las últimas versiones.

Gracias a la incorporación del número de versión o de edición de un documento, se puede cumplir con este punto del siguiente modo.

Elaborar una lista (esta sería un documento más del sistema, que precisará a su vez de control) con todos los documentos del sistema de gestión de calidad, en la que se indica la última versión de cada uno, quienes son las personas que deben poseer copia del mismo y dónde se guarda cada una de ellas.

Esta lista, servirá para saber en todo momento cuales son las versiones actuales de los documentos y quiénes poseen copia de las mismas y permite, en caso de editar una nueva versión, ir al punto donde se encuentran las copias, retirarlas y reponer con la última versión.

Para asegurar que nadie utiliza versiones obsoletas o anticuadas, la persona que distribuye las copias suele hacer firmar un recibo de entrega de la nueva versión y de retiro de la antigua. En este caso, estos son registros que ha de guardar para evidenciar el proceso de distribución de documentos, tal y como se detallaría en el procedimiento de control de registros que se verá más adelante.