Para evitar el uso de documentos obsoletos es recomendable elaborar un listado en el que se reflejen y actualicen los documentos vigentes, así como sus versiones actuales y personas que disponen de copias controladas. De este modo, cada vez que un documento varíe o se actualice, se podrá determinar qué personas poseen las copias ya obsoletas, retirarlas y entregarles la versión actualizada.

Es conveniente mantener una especie de registro de entrega de documentos para evidenciar este control.

En los anexos se muestra el procedimiento documentado de Gestión de Documentos, elaborado para la empresa objeto del presente proyecto y que contiene los requisitos citados en este apartado.

Una vez aprobado, rige el modo de elaborar, revisar, aprobar, controlar y distribuir el resto de documentos del sistema.

Es recomendable evitar documentar lo que en realidad no va a ser utilizado, a excepción por supuesto de los documentos directamente requeridos por la norma. Además, si la empresa u organización dispone de intranet, resultará bastante menos engorrosa la gestión de los documentos del sistema de gestión de calidad, tomando previamente ciertas precauciones, como evitar que cualquiera pueda retocar estos archivos, asegurando que cada persona sabe cómo consultar los documentos que le conciernen, asegurando que los documentos accesibles están actualizados, etc.