La divulgación del sistema de gestión de la calidad es uno de los puntos más importantes a tomar en cuenta, ya que si el sistema de calidad no es del conocimiento de toda la organización no tiene razón de ser, ya que todo lo que está escrito tiene que ser lo que se hace realmente en todos los procesos y actividades de la empresa.
Por esto es necesario divulgar el sistema de calidad, ya sea capacitando o involucrando al personal en las tareas de implementación del sistema de calidad. Esto último es recomendable ya que al lograr la participación y el compromiso del personal se
obtiene un proceso de implementación más efectivo, y al mismo tiempo se está capacitando en la implementación del sistema.
La divulgación del sistema de calidad se puede lograr asignando la tarea de confeccionar los procedimientos del sistema a los involucrados en el mismo, siempre bajo la supervisión de un comité o responsables del sistema de calidad. Esto tiene la ventaja que el que mejor conoce el proceso es el que lo realiza cotidianamente, por lo tanto, esto logra mayor exactitud debido al alto grado de conocimiento y además mayor compromiso ya que se está comprometiendo, para decirlo de alguna manera, en la documentación del sistema de calidad.
En las empresas con un alto grado de cultura se puede también asignar la confección de borradores de procedimientos o instrucciones, para luego ser mejorados por los encargados del sistema de calidad, pero en la mayoría de los casos la tarea de elaborar los documentos queda a cargo de personal responsable del sistema de calidad de la organización.
La divulgación del sistema de calidad requiere de un trabajo arduo, comunicando y enseñando al personal cual es el objetivo fundamental del sistema de gestión de la calidad. Además hay que formar al personal en aspectos como la mejora continua, dejando claro que el proceso no se quedará en la simple documentación del sistema, sino que se debe identificar los aspectos que pueden y deben ser mejorados. Esta es una tarea de la organización en su conjunto y no solamente de los niveles superiores; claro está estos deben estar comprometidos e involucrados en el cambio.
Muchas veces, para no decir en todas, el personal siente que la nueva metodología de trabajo, como tener que registrar o hacer informes, sólo está agregando más trabajo a sus tareas habituales y no advierte cuál es el beneficio, es por eso que es tan importante capacitar en conceptos de calidad y mejora continua haciendo entender cual es el fin último de las tareas asignadas, como así también dejar bien claro el concepto de cliente-proveedor interno y externo, explicando que todos somos clientes y proveedores de algún producto o servicio dentro de la organización. Es por esto que si no se entrega un producto o servicio 100% conforme o se da valor agregado a sus tareas el producto final no podrá tener 100% de calidad. Por ejemplo en una fábrica de automóviles si todos los procesos entregaron el 100% y el proceso de ensamble dejó mal apretados los tornillos, en cualquier momento se empezarán a oír ruidos o a caerse piezas del automóvil, lo cual implicará una baja calidad del producto como un todo y no sólo del proceso de ensamblaje.
De esta forma se logra el compromiso de los trabajadores, de otra manera se tendrá que trabajar en contra de una pared, a veces impenetrable, denominada resistencia al cambio.
Para lograr la integración del personal en la implementación del sistema de calidad es necesario delegar, dar participación, es decir dar poder para decidir y aportar sugerencias. Para esto primero hay que formar y capacitar, ya que es imposible obtener buenos resultados si el personal no tiene las herramientas suficientes para desenvolverse y desarrollar mejoras dentro de la organización.
Otro factor importante que muchas veces no se toma en cuenta es el factor de las interrelaciones humanas, el trabajo de equipo, de actitudes y comportamientos que hagan
más agradable y productivo el desempeño del personal. Esto se logra haciendo entender que la calidad es cuestión de equipo, de actitudes, de comportamientos e interrelaciones personales.