Además de los documentos internos nombrados anteriormente, la norma exige cierto control de los documentos externos. Se entiende por documento externo todo aquel que es necesario para el sistema de gestión de calidad o que deriva del mismo, pero que no han sido elaborados por la propia empresa.

Por tanto, también entran en el ámbito de este procedimiento documentado reglamentos, normas y algunos documentos de clientes y proveedores como planos, catálogos de proveedores, etcétera.

En estos casos algunos conceptos pueden llevar a confusión. La aprobación de documentos externos: No se trata de aprobar el documento como tal, pues no ha sido la empresa quien los ha elaborado. Es absurdo que una empresa decida aprobar

una ley o una norma (ambos son documentos externos), aunque si pueden aprobar, o mejor dicho, autorizar “su uso” y aplicación en la empresa.

Con la codificación de documentos externos ocurre algo similar. Algunos llegan con algunos códigos (una norma ISO, por ejemplo), otros pueden incluso llegar sin identificar siquiera. Se trata de que queden identificados, de modo que si ya lo están, no hay porqué ponerles código alguno.

No obstante, a la hora de elaborar un listado de documentos externos, para registrar por ejemplo a qué personas se ha distribuido cierta versión de una determinada norma, quizás sea menos tedioso identificarla como “NORMA0045”, que escribir en el listado de distribución todo su título.

En este último caso, convendría etiquetar el documento con el código asignado, por ejemplo, con una pegatina.