a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas,
b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades,
c) determinar e implementar las acciones necesarias,
d) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase 4.2.4), y
e) revisar las acciones preventivas tomadas.
Anteriormente se ha mostrado la diferencia entre acción correctora y correctiva. Ambas tenían su origen en una incidencia ocurrida. Las acciones preventivas en cambio son aquellas tomadas para evitar que algo no deseado y que nunca a sucedido pueda ocurrir.
Quizás este tipo de acciones sea algo más difícil de determinar, pues no han sucedido anteriormente y ésta, entre otras, es una de las razones por las que es preciso que todo el personal de la organización esté involucrado en el sistema de gestión de calidad.
Generalmente las personas que participan en cada una de las actividades de la organización conocen mejor que nadie los procesos que manejan, siendo estas personas por tanto las que mayor facilidad tienen para sugerir este tipo de acciones. Por ello la norma hace hincapié en la importancia de la comunicación interna.
Por todo esto, este tipo de acciones suelen determinarse en reuniones departamentales, durante la revisión del sistema, y casi siempre gracias a las sugerencias del personal.
Como ejemplo, el personal de mantenimiento de la maquinaria de producción podría darse cuenta de que cierto equipo podría fallar por no ser revisado periódicamente. Esta persona podría sugerir a sus superiores que se aplicara un mantenimiento más frecuente al equipo y así evitar que en un futuro se puedan perder pedidos por causa de averías inesperadas. Esta podría ser una Acción Preventiva.
Las causas de las no conformidades potenciales deberían identificarse rápidamente para desarrollar la acción preventiva y evitar la aparición. Entre estas causas podrían encontrarse, procedimientos y documentación confusa o poco clara; procesos no robustos; planificación insuficiente; escasez de información; condiciones de trabajo bajo mínimos, etc.
Las acciones preventivas siguen la misma rutina que las acciones correctivas, por lo que en muchas ocasiones suelen fusionarse ambos procedimientos documentados. Este es el caso de la empresa objeto del proyecto, en el que se ha optado por reunir ambas acciones en el llamado Procedimiento de Acciones de Mejora. Aunque se han colocado enlaces en la página anterior, os los vuelvo a poner:
- Descargar el “Procedimiento de Acciones de Mejora“
- Ver la “Ficha del Proceso Acciones de Mejora“