La norma exige que casi todos estos procesos sean tenidos en cuenta por la organización. Aunque en algunos casos estos procesos son obligatorios, la norma no entra en detalles acerca de cómo la organización ha de realizarlos pues es consciente de que cada organización es distinta y cada cual conoce el que para él es su mejor modo de llevarlos a cabo.

Algunos de estos procesos pueden ser excluidos, previa justificación, pero solo los relativos al capítulo 7 de la norma como por ejemplo, diseño y desarrollo, propiedad del cliente, o procesos de producción si la organización no produce nada.

Por otro lado, es posible fusionar varios de estos procesos en un solo macroproceso, lo cual puede resultar más cómodo a la hora de estudiarlos.

En la empresa objeto del proyecto se han excluido los procesos de diseño y desarrollo, y cuidado del material propiedad del cliente. Además, se han fusionado algunos procesos por su similitud.

De este modo el conjunto de procesos que se han tenido en cuenta como integrantes del sistema de gestión de calidad han sido los siguientes:

• Gestión de Documentos: Contiene los requisitos que han de cumplir los documentos del sistema de gestión de calidad en cuanto a su control, elaboración, identificación, archivo, etc.
• Gestión de Registros: Es similar al anterior pero referido a los registros relacionados con el sistema de gestión de calidad.
• Gestión de Incidencias: Establece el modo de registrar y corregir (acciones correctoras) las incidencias detectadas en los distintos procesos del sistema.
• Acciones de Mejora: Este proceso aborda el análisis de las incidencias registradas para determinar las causas que las provocaron e implantar las acciones o cambios necesarios para evitar que estas incidencias vuelvan a ocurrir (acciones correctivas). Incluye además el estudio de causas potenciales de incidencias y la aplicación de las medidas oportunas (acciones preventivas).
• Auditorías Internas: Incluye los requisitos necesarios para la correcta ejecución de las actividades que verifican el buen funcionamiento del sistema de gestión de calidad.
• Revisión y Planificación del Sistema: Engloba varios de los procesos necesarios para el sistema, comenzando por una revisión del sistema en la que se analizan los datos arrojados por la gestión de incidencias, auditorías, seguimiento de procesos, etc. A partir de este análisis se replanifica el sistema de gestión si es necesario, aportando acciones de mejora para el mismo y asignando los recursos necesarios.
• Compras: Referido tan solo a la compra de aquellos materiales cuyo destino es la venta al cliente, este procedimiento recoge el modo en que estas compras se llevan a cabo.
• Seguimiento de Proveedores: Incluye los criterios de evaluación, revaluación y selección de aquellos proveedores de material de entre los que se pueden efectuar compras según el proceso anterior. Se recoge además el control necesario de aquellas actividades subcontratadas y realizadas por empresas externas, tal y como exige la norma.
• Control de Recepción: Establece el modo en que la empresa se asegura de que los materiales adquiridos cumplen con los requisitos de compra especificados. También se recoge en este proceso el modo de identificar estos materiales y de como asegurar la trazabilidad de los mismos. Por otro lado, sirve de apoyo para el seguimiento de proveedores y de procesos subcontratados.
• Control de Stocks: Define el modo en que la empresa conoce y verifica los niveles de stock del material almacenado, a fin de realizar las compras oportunas y poder ofertar con seguridad a los clientes.
• Gestión comercial: Además de definir los canales de comunicación con los clientes, establece el modo de conocer sus necesidades y asegurar que los cambios que haga el cliente sobre los pedidos sean tenidos en cuenta por el personal correspondiente. Asimismo, se establece el modo de conocer el grado de satisfacción del cliente para con la empresa.
• Formación: Este proceso tiene por objeto determinar las competencias necesarias para cada puesto de trabajo y compararlas con las que realmente posee el personal, a fin de detectar lagunas de formación y poder así aplicar las acciones oportunas.
• Comunicación interna: Tiene como fin definir los medios utilizados por la empresa para asegurar la eficaz comunicación entre sus empleados.
• Planificación de Pedidos: Muestra cómo hace la empresa para planificar los pedidos de los clientes en función de sus requisitos (plazos de entrega, lugar de entrega, disponibilidad de personal y de transporte, etc.).
• Corte de Material: El corte a medida es la única actividad de la empresa en la que se hace cierta transformación del material. En este proceso se incluyen las inspecciones y las mediciones oportunas para asegurar que el producto cumple con los requisitos del cliente.
• Almacenamiento, preservación y manipulación: En este proceso de recogen los requisitos establecidos por la organización para asegurar que el material almacenado no sufra daños o pierda su identificación durante las labores de almacenamiento, y manipulación.
• Mantenimiento de equipos y maquinaria: Establece qué equipos son críticos para el correcto servicio a los clientes, así como el tipo de mantenimiento a realizar a cada uno de ellos.
• Seguimiento de Equipos de Medida: Controla que los equipos de medición utilizados durante las tareas de control derecepción y en el corte sean los apropiados y estén correctamente calibrados.
• Seguimiento y Medición de Procesos: Establece el modo en que la empresa mide la eficacia de cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad, a fin de determinar desviaciones u oportunidades de mejora de los mismos.
• Expedición, Transporte y Entrega: Recoge los requisitos definidos por la organización para asegurar que los materiales entregados son conformes con los requisitos del cliente.
• Gestión de Certificados: Este proceso, a pesar de no aparecer en el listado anterior, se ha incluido en el sistema de gestión de calidad por ser en algunos casos un requisito del cliente el envío de los certificados de calidad de los materiales adquiridos. Este proceso no estaba bien organizado en la empresa objeto del proyecto, por lo que se optó por incluirlo dentro del sistema para estudiarlo e intentar rediseñarlo de un modo más eficaz y eficiente.