Una vez diseñado el sistema de gestión de calidad de la organización, el siguiente paso es implantar o ejecutar lo establecido.
La implantación consiste en poner en práctica lo que se ha escrito en los procedimientos. Es aquí cuando se ponen de manifiesto las virtudes y defectos de los documentos redactados, y es cuando surgen las necesidades de cambios en dichos documentos.
El Responsable de Calidad debe coordinar estas actividades consensuando los cambios entre todo el personal involucrado, y asegurarse de que se llevan a cabo las revisiones y aprobaciones correspondientes. El Responsable de Calidad mantendrá informado a la dirección acerca de la marcha de estas actividades.
Es con el funcionamiento del Sistema como se pondrán de manifiesto los defectos de éste. En esta etapa de implantación es importante tener en cuenta las opiniones y comentarios de los involucrados en el Sistema. Al ponerse en marcha los procedimientos, comenzará la generación de registros, como evidencia de las actividades realizadas.
Los problemas más comunes que se suelen presentar en la implantación de un Sistema de Calidad son los siguientes:
- Reticencia al cambio en la realización de actividades del personal implicado ü Acumulación de documentos, formatos, registros, etc.
- Mala distribución de la documentación
- Complejidad de los documentos
- Falta de implicación de los Mandos en la implantación del Sistema.