La norma ISO 9001:2000 establece que la alta dirección debe nombrar un representante con las siguientes responsabilidades.
a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad,
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
c) asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.
Nota: La responsabilidad del representante de la dirección puede incluir relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestión de la calidad.
Esta persona ha de tener la suficiente autoridad para ejercer estas labores con éxito. Una vez nombrada a esta persona, es recomendable reflejarlo en el manual de calidad. Esta figura suele fusionarse con la de responsable de calidad en empresas pequeñas.
En otros casos, en lugar de nombrar un representante de la dirección, estas funciones son asumidas por la propia dirección o por un grupo de personas de la organización (incluida la dirección), llamado usualmente comité de calidad.
Esta persona o grupo de personas, han de proporcionar evidencias de cómo se asegura en la organización el cumplimiento del punto 5.5.2.c) anterior.