El único modo de saber si un documento es o no un documento obsoleto es indicarlo de algún modo en el mismo. La forma más sencilla es incorporándole un número de versión o revisión. De este modo, si se sabe que un documento a cambiado tras su revisión a la versión 4, podremos desechar los de la versión 3.

Además, se deben identificar las modificaciones realizadas en la nueva versión. Esto puede hacerse de varios modos. Uno de ellos es incluir en cada documento un apartado al final donde se escriba cuales han sido los cambios realizados frente a la versión anterior.

Otro modo, quizás más sencillo y que evita añadir más peso al documento, es indicar los párrafos que han variado escribiéndolos en otro tono o color, o trazando una línea en uno de sus lados.