Antes de que un documento se tome como base para cualquier actividad se precisa que este sea aprobado por alguien competente. Usualmente en las empresas suele ser la alta dirección quien aprueba los documentos del sistema de gestión de calidad, aunque bien podría ser otra persona con autoridad suficiente dentro del ámbito de aplicación de tal documento.
En la empresa objeto, el papel de aprobación de casi todos los documentos se ha dejado a la alta dirección, más que nada, para intentar de este modo implicarles en el sistema. Otros documentos menores como instrucciones técnicas, son aprobados por el responsable del área correspondiente por el motivo anterior y además por tener la capacidad de verificar la utilidad y aptitud del documento, capacidad de la que en ocasiones carece la dirección.