Tras la observaciones comentadas al principio de este proyecto sobre la empresa objeto del proyecto, parecía necesario crear bastantes procesos nuevos e incluso mejorar algunos de los ya existentes. Para evitar que existiera disparidad de criterios frente al modo de realizar las tareas y teniendo en cuenta que solo hay una manera de hacer las cosas del mejor modo posible, se determinó que sería necesario plasmar estos “modos” por escrito para prevenir que lo acordado cayera en el olvido, que fuera desvirtuándose día a día. Además, serviría como documento al que todos pudieran acudir ante cualquier duda a la hora de realizar una determinada actividad.
Por otro lado, teniendo escritos estos modos de actuar, resulta mucho más objetivo, cómodo y fácil determinar qué pasos deben mejorarse, que aspectos se deben añadir o eliminar, etc. En definitiva, se facilita la mejora continua de los procesos.
Por todo lo expuesto, y vista la cantidad de documentación por elaborar, se opta por recoger por escrito cómo deben gestionarse los documentos generados por el sistema de gestión de calidad. De este modo nace el primer procedimiento documentado, denominado Procedimiento de Gestión de Documentos. Hay que recordar que este es uno de los procedimientos que la norma exige documentar.
Se preparan varios borradores para este procedimiento, donde se detalla qué documentos es necesario controlar, cómo y quién los controlará, responsables de su elaboración, revisión y aprobación, como se distribuirán e incluso el formato que deben tener, a fin de normalizar la documentación.
Por supuesto, se tienen en cuenta los requisitos que la norma ISO 9001:2000 propone para este procedimiento documentado, a saber:
- Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
- Revisar y actualizar los documentos
- Se identifican los cambios
- Versiones disponibles en los puntos de uso
- Legibles e identificables
- Documentación externa
- Prevenir uso de obsoletos
El documento propuesto terminado lo puedes ver y descargar desde el enlace de aquí abajo. Pero no dejes de leer las páginas de los enlaces anteriores para entender su contenido.
- Descargar el «Procedimiento de Control de Documentos«
- Ver «Ficha del Proceso Control de Documentos«