La norma ISO 9001:2000, a la hora de citar los requisitos del manual de calidad, no entra en detalles en cuanto a la elaboración del manual de calidad. No existe un número mínimo ni máximo de páginas, no indica como organizarlo, ni siquiera en qué formato es necesario plasmarlo. La información mínima que debe incluir un manual de calidad, según el propio texto de la norma ISO 9001:2000 es la siguiente.
La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:
a) el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión (véase 1.2),
b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, y
c) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
Alcance del sistema de gestión de calidad
Este punto fue tratado anteriormente en el apartado 1.4.2 del presente proyecto. El alcance determinado por la organización ha de incluirse en el manual de calidad.
Exclusiones adoptadas
También en el apartado 1.4.3, se explicaron las exclusiones permitidas por la norma. Estas exclusiones adoptadas por la organización han de incluirse en el manual de calidad.
Cuando una organización encuentre que no puede aplicar ciertos requisitos de la Norma ISO 9001:2000, esto debe definirse y justificarse en el Manual de la Calidad de la organización. Al igual que en el caso de un alcance reducido del SGC, la aplicación de los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 también debe ser clara en cualquier documento disponible públicamente, tales como los documentos de certificación/registro o materiales de mercadotecnia debería redactarse cuidadosamente a fin de evitar confusión o engaño a los clientes y usuarios finales con respecto a la aplicación de los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 dentro del SGC de la organización
Referencia a los Procedimientos Documentados
Por norma general, a las organizaciones no les interesa que sus clientes conozcan cómo realizan sus propias actividades, por lo que al contrario de lo que sucede con el manual de calidad, los procedimientos documentados no suelen hacerse públicos.
Por este motivo, la norma acepta que en lugar de incluir los procedimientos documentados en este manual, las organizaciones se limiten a hacer una referencia a los mismos.
La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: …. b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o
referencia a los mismos,….
Interacción entre los procesos del sistema
También se ha mencionado ya en este proyecto, que una herramienta útil para representar la interacción entre los procesos del sistema de gestión de calidad es el Mapa de Procesos. Además se indicó que con él, se tendría superado uno de los requisitos que la norma exige para el manual de calidad. Este requisito es el siguiente:
La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: …. c)
una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
No obstante, puesto que el manual es un documento público, puede ser recomendable, al margen del mapa de procesos, incluir en el manual una breve descripción de los mismos.