Ficha del proceso «Gestión de Documentos»:
Ficha del Proceso Gestión de Documentos
En la ficha del proceso «Gestión de Documentos» que ves en la imagen de esta página puedes ver cómo se define la misión del proceso «Definir el sistema de elaboración y control de los documentos que forman parte del SGC de la empresa, que asegure una gestión correcta de los mismos».
Las actividades que conforman este proceso, como podrás imaginar, son:
- Propuesta de creación de documentos
- Elaboración de borradores
- Revisión y Aprobación de borradores
- Edición y Archivo de originales
- Modificación de la Lista de Documentos en Vigor
- Creación y Derogación de Listas de Edición de Copias Controladas.
- Entrega de Copias Controladas
- Recogida y Destrucción de Copias Obsoletas
- Archivo de Originales Obsoletos
- Gestión de Documentos Externos
- Gestión de Copias no controladas
- Codificación de Documentos.
Además, se designa a todo el personal de la empresa como responsables de seguir este proceso, con un énfasis especial en el Responsable de Gestión de Calidad.
Las entradas y salidas de este proceso son claras. Como entradas tenemos las propuestas de creación, modificación y derogación de documentos del sistema de gestión de la calidad. Y como salida, Documentos actualizados, controlados y dispuestos en sus puntos de uso.
Los procesos relacionados con el de gestión de documentos del sistema, son todos aquellos en los que surja la necesidad de crear documentos o sencillamente la necesidad de controlar los existentes, ya sean internos o externos.
También en esta ficha vemos los recursos y necesidades del proceso. Procesador de textos, lista de documentos en vigor, listas de distribución de documentos, archivo para documentos, sello para marcar originales y acceso a intranet.
Los registros que facilitarán el control del proceso serán, los propios documentos originales, la lista de documentos en vigor y las listas de distribución de documentos. Además se indica el código identificativo de estos registros.
Los indicadores que nos darán una idea del buen funcionamiento del proceso serán:
- Número de incidencias por incorrecta elaboración de documentos
- Número de incidencias por incorrecta distribución de documentos
- Número de incidencias por falta de actualización de documentos
- Número de incidencias por uso de documentos obsoletos
- Número de incidencias relacionadas con el proceso abiertas en auditorias externas
- Número total de incidencias relacionadas con el proceso abiertas en auditorias.
Finalmente se indica el título del documento aplicable, en este caso, el procedimiento de Gestión de Documentos, y se indica su codificación.
Aunque sea adelantar acontecimientos, te dejo para que puedas descargar, el Procedimiento Documentado de Gestión de Documentos.