Ficha del proceso "Gestión de Documentos"
Ficha del proceso "Gestión de Documentos":
En la ficha del proceso "Gestión de Documentos" que ves en la imagen de esta página puedes ver cómo se define la misión del proceso "Definir el sistema de elaboración y control de los documentos que forman parte del SGC de la empresa, que asegure una gestión correcta de los mismos".
Las actividades que conforman este proceso, como podrás imaginar, son:
- Propuesta de creación de documentos
- Elaboración de borradores
- Revisión y Aprobación de borradores
- Edición y Archivo de originales
- Modificación de la Lista de Documentos en Vigor
- Creación y Derogación de Listas de Edición de Copias Controladas.
- Entrega de Copias Controladas
- Recogida y Destrucción de Copias Obsoletas
- Archivo de Originales Obsoletos
- Gestión de Documentos Externos
- Gestión de Copias no controladas
- Codificación de Documentos.
Además, se designa a todo el personal de la empresa como responsables de seguir este proceso, con un énfasis especial en el Responsable de Gestión de Calidad.
Las entradas y salidas de este proceso son claras. Como entradas tenemos las propuestas de creación, modificación y derogación de documentos del sistema de gestión de la calidad. Y como salida, Documentos actualizados, controlados y dispuestos en sus puntos de uso.
Los procesos relacionados con el de gestión de documentos del sistema, son todos aquellos en los que surja la necesidad de crear documentos o sencillamente la necesidad de controlar los existentes, ya sean internos o externos.
También en esta ficha vemos los recursos y necesidades del proceso. Procesador de textos, lista de documentos en vigor, listas de distribución de documentos, archivo para documentos, sello para marcar originales y acceso a intranet.
Los registros que facilitarán el control del proceso serán, los propios documentos originales, la lista de documentos en vigor y las listas de distribución de documentos. Además se indica el código identificativo de estos registros.
Los indicadores que nos darán una idea del buen funcionamiento del proceso serán:
- Número de incidencias por incorrecta elaboración de documentos
- Número de incidencias por incorrecta distribución de documentos
- Número de incidencias por falta de actualización de documentos
- Número de incidencias por uso de documentos obsoletos
- Número de incidencias relacionadas con el proceso abiertas en auditorias externas
- Número total de incidencias relacionadas con el proceso abiertas en auditorias.
Finalmente se indica el título del documento aplicable, en este caso, el procedimiento de Gestión de Documentos, y se indica su codificación.
Aunque sea adelantar acontecimientos, te dejo para que puedas descargar, el Procedimiento Documentado de Gestión de Documentos.