Este listado de elementos requeridos para cada uno de los procesos de la empresa, incluida la breve explicación de cada uno de ellos, es repartida entre los responsables y participantes de las distintas áreas de la empresa para que las cumplimenten de acuerdo a su propio criterio.

De este modo, por un lado se obtiene información de primera mano de las personas que mejor conocen el proceso, recogiendo aspectos que seguramente pasarían por alto al ser determinados por una persona ajena a cada proceso. Por otro lado, se consigue implicar un poco más a todo el personal, haciéndoles ver que su punto de vista y participación activa son importantes para el sistema.

Paralelamente, se explican más detalladamente cada uno de los elementos expuestos para asegurar que son comprendidos por todos. Obviamente, existen algunos apartados que aún no se conocen, como es el caso de los indicadores, registros y documentos asociados, pero se opta por dejarlos en la copia entregada al personal para que estos vayan familiarizándose con estos y puedan aportar sus propuestas más adelante.

Para aquellos procesos nuevos, es decir, aquellos identificados como necesarios y que no se realizaban en la empresa, se entregaron las fichas correspondientes al personal de aquellas áreas más afines a estos.

Una vez recabada y analizada esta información, y tras consultar algunos de los datos sugeridos con los autores, se procede a la edición de los borradores de estas fichas, borradores que vuelven a ser revisados por los propietarios de cada uno de los procesos hasta llegar a un consenso.

Las fichas finales, a falta de los indicadores, registros y documentos asociados, son aprobadas por los jefes o responsables de las áreas correspondientes dando su visto bueno.

Junto con la documentación elaborada para el sistema de gestión de calidad de la empresa objeto del proyecto se muestran las fichas de sus procesos, tras ser aprobadas por sus responsables.