Estas fichas suelen contener un resumen de los elementos que forman parte de un proceso, así como de su finalidad, y de los controles que se le pueden aplicar para verificar su eficacia.

Antes de determinar la secuencia e interacción de los procesos, las fichas de procesos sirven para establecer estas características fácilmente. Tras esta determinación, se usan para recoger en ellas los indicadores de eficacia asignados, y tras esto, para realizar un estudio rápido del proceso y determinar cambios y mejoras. Una vez elaboradas y revisadas resultan de gran ayuda a la hora de documentar los procesos en caso de ser necesario, como se verá más adelante.

De lo anterior se desprende que las fichas de proceso no son un fin por si mismas. No son sino meras herramientas para conseguir otros fines con mayor comodidad y a pesar de no ser exigidas por la norma parece obvia su utilidad, acentuándose ésta conforme se eleva la cantidad de procesos del sistema.

De acuerdo con lo expuesto, se crea una de estas fichas para cada uno de los procesos identificados en la empresa objeto del proyecto, en las que se recogen los siguientes datos:

• Misión del Proceso: Establecer el objetivo del proceso.
• Actividades que forman el proceso: Describir cada una de las actividadesque se realizan dentro del proceso.
• Responsables del Proceso: Indicar qué cargos son los responsables de cumplir las actividades del proceso tal y como quedan definidas en la ficha.
• Elementos de Entrada: Las entradas han de quedar perfectamente definidos para poder determinar criterios de aceptación claros.
• Elementos de Salida: Al igual que las entradas, las salidas han de quedar bien definidas.
• Procesos Relacionados: Otros procesos del sistema con estrecha relación con este. Usualmente, son los que generan las entradas y los que reciben las salidas del proceso.üRecursos: Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso siempre bien y a la primera. Se incluyen aquí los formatos de registros, instrucciones técnicas, equipos, etc.
• Registros y Archivos Asociados: Toda aquella información que debe ser guardada, mantenida y revisada, bien para comprobar la eficacia del proceso o bien para evidenciar el cumplimiento de los requisitos del mismo.
• Indicadores: Características a medir para verificar que el proceso se desarrolla de forma eficaz. Se recomienda determinar al menos algún indicador de eficacia de cada proceso siempre que sea posible.
• Documentos Aplicables: Documentos del sistema de gestión de calidad que afecten al proceso y puedan ser útiles para el desarrollo del mismo.