Según Dianne Galloway en su libro «Mejora continua de Procesos, editorial Gestión 2000″, prefacio:»

» …. un método para trasladar lo que hay en la cabeza de la gente al papel de tal forma que: 1) se pueda aprender de forma rápida, 2) resulte atractivo y estimulante, 3) dé como resultado un producto que se pueda utilizar …….. La representación en forma de diagramas es meramente una preparación, un medio para conseguir un fin más importante. Es un vehículo para expresar y manifestar el conocimiento, creatividad y energía que radican en el interior de cada grupo, independientemente de su posición o nivel dentro de la organización.

El diagrama o esquema de un proceso de trabajo es una imagen que visualiza el modo en que las personas desempeñan su trabajo. El mapa de una población ilustra varias rutas posibles que se pueden emplear para ir desde un punto de partida hasta el destino deseado…………

Diagrama de un proceso = La representación gráfica de un proceso, que ilustra la secuencia o sucesión de tareas.

Los conductores planificarán los itinerarios que van a seguir a través de la población según sus necesidades …….. Los procesos de trabajo se parecen a las redes de carreteras en que distintas personas eligen rutas diferentes hacía el mismo destino por razones diferentes ….. Un buen esquema es la base de cualquier esfuerzo de mejora …………… «

Sin olvidar que los diagramas son sólo una «herramienta» de extraordinario valor para el análisis posterior y mejora de los procesos (nunca pueden ser un fin absoluto en si mismos) aportan bastantes ventajas a la hora de gestionar los procesos de la empresa. Se muestran a continuación algunas de estas:

• Cuando se le pide a alguien que describa por escrito los procesos de su entorno de trabajo, suele costar «sacar de la cabeza” de la gente esta información. Por su poder visual un esquema es un primer paso. Permiten hacerlos más «tangibles». Proporcionan «impacto visual», (una imagen vale más que mil palabras) haciendo «visible» el proceso de forma global.
• Potencia la capacidad personal para comprender situaciones complejas. Proyecta «sensación de dominio» del proceso. Aunque a veces pensamos que el itinerario que hemos descrito es el mejor, a través de un diagrama del proceso podemos darnos cuenta de que, si lo sometemos al criterio colectivo, se puede mejorar.
• El uso de una metodología proporciona disciplina a quien la utiliza; en este sentido los diagramas ayudan a realizar un análisis profundo y riguroso del proceso. El objetivo final siempre es la mejora y en este caso solo puede prevalecer una única ruta, la mejor.
• Son un excelente punto de partida para la elaboración de los procedimientos. Los diagramas incluyen todas las actividades y solo aquéllas que es preciso realizar. Definen una secuencia precisa. Se pueden asignar responsabilidades muy concretas. Ayudan a establecer puntos de control. Facilitan la comunicación al proporcionar un lenguaje común que en la mayoría de los casos no necesita de explicaciones complementarias minimizando la posibilidad de errores.
• Al definir con precisión la secuencia de actividades, evitan equivocaciones, males entendidos y falsas interpretaciones, haciendo más predecible la calidad obtenida.
• Ayudan a definir el adecuado sistema de información (precisa y oportuna) que permita el desarrollo de las actividades.
• Proporcionan inputs para simplificar y racionalizar la organización huyendo de generalizaciones que pueden llegar a desvirtuar el proceso inicial.
• Los diagramas ayudan a analizar la efectividad de las diferentes actividades bajo la óptica del valor añadido al cliente o su contribución al objetivo del proceso.
• Resaltan la importancia de las operaciones internas para conseguir la satisfacción del cliente. Al ver reflejada su responsabilidad en el gráfico las personas entienden su contribución al cumplimiento de los objetivos corporativos.
• Anima a los empleados a tomar la iniciativa y coordinar ellos mismos sus acciones, descargando la estructura de mando.
• Permiten la identificación de varias actividades sobre las que se pueda asignar una responsabilidad global, eliminando parte de las actuales inspecciones.

Entre las limitaciones ya se ha mencionado que el uso de los diagramas requiere que los usuarios hayan sido instruidos en su elaboración e interpretación. Se debe tener en cuenta que aunque a las personas habituadas a los esquemas y diagramas pueda parecer que la interpretación de estos es algo fácil, realmente son un gran enigma para muchas personas de la organización.

A lo largo del presente proyecto se muestran los diagramas de los procesos más representativos tenidos en cuenta en el diseño del sistema de gestión de calidad de la empresa objeto. En la siguiente figura se muestra el diagrama básico de un proceso de fabricación cualquiera, a modo de breve ejemplo.

Figura 8: Ejemplo de diagrama de un proceso de fabricación