Aunque la simbología utilizada para representar procesos está recogida en algunas normas, es bien cierto que cada organización suele preferir adaptarla a sus necesidades.
Para la mayoría de organizaciones, suele ser suficiente con unos cuantos símbolos, que indiquen: Inicio y Final del proceso; Entradas del proceso; Salidas del proceso; Actividades; Alternativas; Documentos; Bases de datos, etc.
Para la representación de los flujogramas realizados para la empresa objeto del proyecto se han utilizado los siguientes símbolos:
Figura 9: Símbolos utilizados en la representación de procesos
(A): Indica salto de un lugar del diagrama a otro. El origen y destino de dicho salto se indica con este símbolo con la misma letra en su interior. Se utilizan para evitar un exceso de flechas de conexión.
(B): La flecha discontinua indica simplemente una relación dos elementos del diagrama, sin que ello signifique que el proceso deriva hacia el elemento señalado.
(C): Estos recuadros redondeados, con fondo gris y letras en azul, representan otros procesos o subprocesos del sistema. A la vez pueden ser entradas o salidas del proceso. Cuando esto ocurre, puede ser conveniente consultar el procedimiento documentado relacionado con aquel proceso para mayor información.
(D): Un rectángulo con fondo blanco indica una actividad o acción dentro del proceso.
(E): Un rombo con una pregunta en su interior indica una decisión que tiene normalmente dos alternativas. En las líneas de conexión que salen del rombo se indican las respuestas a la pregunta, que dan lugar a los caminos seguidos en función de estas respuestas.
(F): Estos recuadros con líneas en sus lados se utiliza para indicar documentos del sistema, como registros, informes, fichas, etc. En su interior se indica el tipo de documento.
(G): Rectángulos con los cantos redondeados se usan para indicar entradas y salidas del proceso.
(H): Este otro elemento es utilizado para indicar archivos físicos o bases de datos en soporte magnético (ordenador).
(I): Un rectángulo redondeado con la palabra «FIN» indica final del proceso. En la mayoría de los casos, el proceso vuelve a iniciarse una vez finalizado, de forma continua.
Debe recordarse que la elaboración de estos diagramas no es requisito de la norma ISO 9001:2000, aunque pueden resultar bastante útiles a la hora de estudiar la mejora de los procesos, para la elaboración de procedimientos documentados, o como documento de consulta para sus usuarios.
En cada uno de los procedimientos documentados elaborados para el sistema de gestión de calidad de la empresa objeto del proyecto y que se muestran en los anexos, se incluyen los diagramas de flujo de los procesos correspondientes.