Para llegar a implantar con éxito un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2000 resulta imprescindible cumplir todos y cada uno de los requisitos recogidos en su texto a excepción de aquellos que, estando permitido, la organización determine excluir.
Uno de los modos de comprobar qué requisitos ya se cumplen y cuáles son necesarios cumplir aún es repasar detenidamente el texto de la norma de referencia.
En la empresa objeto del proyecto se ha optado en cambio por elaborar un checking list o hoja de ruta que facilite esta labor. Para su elaboración se ha estudiado detenidamente el texto de la norma, y se han ido apuntando cada uno de estos requisitos aunque de un modo personalizado a la empresa, excluyendo además aquellos puntos que no son de aplicación y expresándolo de un modo que resultase fácil de entender por todo el personal.
Todos los requisitos a cumplir por parte de una organización vienen definidos en el texto de la norma ISO 9001:2000, concretamente en los capítulos 4 a 8.
Aunque puede parecer algo tediosa la elaboración, esta hoja de ruta será de gran utilidad para las siguientes tareas:
- Permite determinar el grado de cumplimiento de los requisitos dictados por la norma en cualquier momento.
- Permite realizar un reparto de responsabilidades entre los miembros de la organización, determinando qué personas serán las encargadas de hacer cumplir cada uno de los puntos recogidos
- Facilita la planificación de las tareas de implantación del sistema de gestión de calidad.
- Sirve de hoja de chequeo en las auditorías internas del sistema de gestión de calidad, permitiendo determinar no conformidades del sistema para su posterior estudio y resolución.
En esta hoja de ruta se podrían apuntar los requisitos de la norma y junto a cada uno anotar según sea el caso, los responsables de hacer cumplir el requisito, la fecha tope de implantación, el grado de cumplimiento en ese momento, etc.
Aunque no es difícil encontrar este tipo de cuestionarios en la red o en la bibliografía relacionada, parece más recomendable que cada organización elabore el suyo, por un lado para poder personalizarlo, eliminando aquellos puntos que ha excluido y redactándolo en un lenguaje que le sea más cómodo y, por otro lado, para ir familiarizándose con la norma.
Obviamente, en una primera verificación utilizando el cuestionario, los resultados serán generalmente casi nulos por estar la organización en una fase inicial, pero estos resultados pueden resultar bastante útiles para conocer qué puntos es necesario hacer cumplir.
Más tarde, permitirán representar cuantitativamente el avance en la implantación del sistema de gestión de calidad, comparando aquellos resultados iniciales con los obtenidos más tarde. De este modo se podrá determinar el grado de eficacia de la implantación y reasignar recursos en caso de ser necesario.
Entre la documentación del sistema de gestión de calidad elaborada para la empresa objeto del proyecto se incluye el listado de requisitos comentado. En él aparecen todos los requisitos dictados por la norma, por lo que cada organización debería eliminar los que decida excluir. En el apartado «Exclusiones Permitidas» de este proyecto se comentan con más detalle esas exclusiones.
Os dejo copia de este Listado de Requisitos Mínimos a Cumplir para la empresa objeto de estudio. Recuerda que para otra podría ser algo distinta.
La columna de la derecha de este listado puede ser utilizado para reflejar si se cumple el requisito en ese momento, o para indicar cuál va a ser la persona responsable de llevarla a cabo, o para mostrar durante una auditoría interna el número de no conformidades encontradas para cada uno de esos requisitos.