El objetivo de documentar los procedimientos es hacer disminuir o desaparecer la variabilidad, es decir, mantener el proceso bajo condiciones controladas. Si por consenso entre los participantes en un determinado proceso se establece cuál es el mejor método de realizar la actividad, este quizás deba documentarse a fin de evitar que cada uno actúe de manera diferente. Solo existe una manera de hacer las cosas bien y a la primera. Si al cabo del tiempo alguien encuentra un método mejor, no debe aplicarlo hasta que no haya sido consensuado por el resto, aprobado por el responsable del proceso y reflejados los cambios en el procedimiento documentado correspondiente. En definitiva, escribir lo que se hace y hacer lo que se ha escrito (y además, poder demostrarlo en las auditorías…).

Para ello es indispensable tener en cuenta la opinión de los implicados en el proceso a documentar. Seguramente, ningún miembro de la organización acatará de buen grado que alguien externo a su actividad (no digamos ya externo a la organización…), dictamine cómo ha de hacer las cosas. Además, son los participantes en el proceso los que realmente conocen su funcionamiento, sus puntos fuertes y sus debilidades, de modo que quién mejor que ellos para documentar sus propios procesos. Por otro lado, tal y como se comentó anteriormente, este es un modo de involucrar al personal en las actividades del sistema de gestión de calidad de la organización.